1. 프로젝트 관리시스템(PMS) 란?
PMS(Project Management System)는 프로젝트 관리 시스템입니다.
기업 내에서의 프로젝트 수행 시 발생할 수 있는 리스크를 사전에 방지하여 업무 효율성 효과를 증대하고. 수작업 방식으로는 누락되거나 중복될 수 있는 작업 내역을 전문 프로그램을 통해 확인하고 관리함으로써 보다 정확하고 빠른 업무 처리를 지원하는 프로그램입니다. 또한 전체 일정 대비 현재까지의 진척률을 한눈에 파악할 수 있어 남은 기간 동안의 목표 수립도 용이해진다는 장점이 있습니다.
1) 일반적으로 아래와 같은 프로젝트 관리의 효율성 측면을 촉진하는 다양한 기능이 포함하고 있습니다.
- 프로젝트 계획 및 일정
- 작업 관리
- 리소스 관리
- 협력 및 커뮤니케이션
- 예산 및 비용 관리
- 위험 관리
- 보고 및 분석
- 문서화 및 기록 보관
- 다른 도구와의 통합
2) PMS가 제공할 수 있는 추가 고급 기능
- 자동화
- 반복적인 작업과 워크플로를 자동화
- 작업 할당, 상태 업데이트 및 알림에 대한 트리거를 설정
- 일정 추적
- 팀 구성원의 근무 시간을 기록
- 작업표 및 시간 관리 보고서
- 추적된 시간을 기준으로 근무에 대한 처우
- 품질 관리
- 품질 측정 기준 및 표준 설정
- 품질 표준 준수 여부를 모니터링하는 결과물
- 품질 관리 프로세스 및 감사를 관리
- 프로젝트 관계자 관리
- 이해관계자를 식별하고 참여
- 이해관계자 커뮤니케이션 및 피드백을 추적
- 이해관계자의 기대와 관계를 관리
- 포트폴리오 관리
- 여러 프로젝트를 동시에 관리
- 포트폴리오 내에서 프로젝트의 우선순위를 정함
- 프로젝트 전반에 걸쳐 리소스와 예산의 균형을 유지
3) 프로젝트 관리시스템(PMS) 도입 효과
- 생산성 향상
- 프로세스를 간소화하고 수동 작업을 줄입
- 효율적인 자원 할당 및 작업 우선순위 지정을 보장
- 향상된 협업
- 커뮤니케이션과 협업을 중앙 집중화
- 사일로를 줄이고 팀 시너지를 강화
- 더 나은 가시성 및 제어
- 프로젝트 진행 상황에 대한 실시간 통찰력을 제공
- 문제와 위험을 사전에 관리
- 정보에 입각한 의사결정
- 전략적 결정을 위한 데이터 기반 통찰력 및 분석
- 향후 프로젝트 계획 및 예측을 위한 과거 데이터
- 책임감 증가
- 책임의 명확한 할당
- 작업 완료 및 프로젝트 이정표를 투명하게 추적
- 프로젝트 관리 시스템의 유형
- 데스크톱 기반 PMS
- 개별 컴퓨터에 설치
- 예: 마이크로소프트 프로젝트, 프리마베라 P6
- 웹 기반 PMS
- 웹브라우저를 통해 접속 가능
- 예: Asana, Trello, Monday.com
- 모바일 PMS
- 스마트폰과 태블릿에서 사용하도록 설계
- 종종 웹 기반 시스템과 통합
- 예: Trello, Asana 모바일 앱
- 오픈 소스 PMS
- 사용자 정의 가능한 기능을 갖춘 커뮤니티 개발
- 예: Redmine, OpenProject
- 엔터프라이즈 PMS
- 대규모 조직을 위한 포괄적인 설루션
- 예: Oracle Primavera, SAP 프로젝트 시스템
2. 프로젝트 관리 시스템(PMS)을 선택할 때 주요 고려 사항
시스템이 프로젝트 요구 사항 팀 역학 및 조직 목표에 부합하는지 확인하기 위해 다양한 요소를 고려하는 것이 중요합니다. 1) 프로젝트 요구 사항
복잡성 및 범위: 프로젝트의 복잡성과 범위를 결정합니다. 간단한 작업 관리에는 기본 도구가 필요할 수 있지만, 여러 종속성이 있는 복잡한 프로젝트에는 고급 기능이 필요할 수 있습니다. 산업별 요구 사항: 일부 산업에는 전문적인 PMS 기능 필요할 수 있는 특정 요구 사항(예: 건설, IT, 의료)이 있습니다.
2) 특징 및 기능
핵심 기능: PMS가 작업 관리, 일정 관리, 리소스 할당 및 보고와 같은 필수 기능을 제공하는지 확인하세요. 사용자 정의: 고유한 작업흐름과 프로세스에 맞게 시스템을 사용자 정의하는 기능입니다. 통합: PMS가 CRM, ERP, 커뮤니케이션 도구, 파일 저장 서비스 등 사용하는 다른 도구와 통합되는지 확인하세요. 모바일 액세스: 팀이 원격으로 또는 이동 중에 작업하는 경우 모바일 액세스가 중요할 수 있습니다.
3) 사용자 경험
사용 편의성: 시스템은 사용자 친화적이고 직관적이어야 하며 팀의 학습 곡선을 최소화해야 합니다. 사용자 인터페이스: 깔끔하고 체계적인 인터페이스는 더 나은 탐색과 효율성을 제공합니다. 공동작업 도구: 채팅, 댓글, 파일 공유, 실시간 업데이트 등 팀 공동작업을 촉진하는 기능입니다.
4) 확장성
성장 잠재력: PMS는 조직의 성장에 맞춰 확장할 수 있어야 하며 심각한 성능 문제없이 더 많은 사용자와 프로젝트를 수용할 수 있어야 합니다. 기능 확장: 요구 사항이 발전함에 따라 시스템은 새로운 기능이나 모듈을 추가할 수 있어야 합니다.
5) 보안
데이터 보호: 민감한 프로젝트 데이터를 보호하기 위해 PMS에 강력한 보안 조치가 마련되어 있는지 확인하세요.
규정 준수: 관련 산업 표준 및 규정(예: GDPR, HIPAA)을 준수하는지 확인합니다.
6) 비용
가격 모델: 구독 기반, 사용자별, 일회성 구매 등 가격 구조를 이해하세요. 총 소유 비용: 초기 설정, 교육, 지속적인 지원 및 잠재적인 업그레이드를 포함한 모든 비용을 고려합니다. 무료 평가판 및 데모: 재정적으로 투자하기 전에 무료 평가판이나 데모를 활용하여 시스템 적합성을 평가하십시오.
7) 지원 및 교육
고객 지원: 응답 시간 및 지원 채널(예: 이메일, 전화, 실시간 채팅)을 포함하여 고객 지원의 가용성과 품질을 평가합니다.
교육 리소스: 사용자가 속도를 높이는 데 도움이 되는 튜토리얼, 웹 세미나, 문서 등의 교육 리소스를 사용할 수 있습니다.
8) 리뷰 및 권장사항
사용자 리뷰: 다른 사용자의 리뷰와 사용후기를 읽고 시스템의 강점과 약점에 대한 아이디어를 얻으세요.
전문가 의견: 업계 전문가 및 분석가의 권장 사항을 찾아보세요.
사례 연구: 귀하와 유사한 조직의 사례 연구 또는 성공 사례를 조사합니다.
9) 공급업체 평판
실적: 안정적이고 혁신적인 설루션을 제공하는 공급업체의 역사와 실적을 고려합니다. 향후 로드맵: PMS의 향후 개발 및 개선에 대한 공급업체의 의지를 평가합니다.
10) 시험 및 평가
파일럿 테스트: PMS로 파일럿 프로젝트를 실행하여 실제 시나리오에서 성능을 평가합니다.
팀의 피드백: 시스템을 사용할 팀 구성원의 피드백을 수집하여 시스템이 자신의 필요와 선호도를 충족하는지 확인합니다.
3. 강력한 기능을 제공하는 주목할만한 한국 PMS 제품
1) JANDI
개요: 잔디는 팀 커뮤니케이션에 중점을 두고 프로젝트 관리 기능을 결합한 한국에서 인기 있는 공동 작업 도구입니다.
- 특징
- 작업 및 프로젝트 관리
- 실시간 메시징 및 채팅방
- 파일 공유 및 저장
- 다른 생산성 도구와의 통합.
- 장점: 사용이 간편하고 팀 커뮤니케이션이 향상되어 중소기업에 적합합니다.
- 홈페이지: 잔디
2. Trello
개요: Trello는 전 세계적으로 인정받는 도구이지만 한국 시장을 위한 현지화된 버전에는 한국 사용자를 위한 맞춤형 기능과 지원이 포함되어 있습니다.
- 특징
- 작업 관리를 위한 칸반 스타일 보드
- 사용자 정의 가능한 워크플로우.
- 다양한 앱과 통합.
- 협업 도구 및 자동화 기능.
- 장점: 사용자 친화적인 인터페이스, 고도로 사용자 정의 가능, 한국어 및 문화별 요구 사항을 지원합니다.
- 웹사이트: Trello
3. Toggl Plan
개요: Toggl Plan은 한국용으로 현지화된 버전으로 세계적으로 인정받는 또 다른 도구로, 포괄적인 계획 및 일정 관리 기능을 제공합니다.
- 특징
- 타임라인과 간트 차트를 사용한 시각적 프로젝트 계획.
- 작업 관리 및 우선순위 지정.
- 자원 할당 및 작업량 관리
- 팀 협업 기능.
- 장점: 시각적이고 직관적인 인터페이스로 계획 및 일정 관리에 효과적이며 한국 사용자를 지원합니다.
- 웹사이트: Toggl 플랜
4. Collaborate by NHN
개요: 한국의 대표적인 IT 기업인 NHN이 개발한 Collaborate는 기업 수준의 프로젝트 관리를 위해 설계된 강력한 PMS입니다.
- 특징
- 포괄적인 프로젝트 추적 및 보고.
- 작업 및 자원 관리.
- 문서 관리 및 공유.
- 다른 NHN 설루션 및 타사 도구와 통합됩니다.
- 장점: 엔터프라이즈급 기능, 강력한 통합 기능, 대규모 조직에 적합합니다.
- 홈페이지: NHN 콜라보레이트
5. Hancom Space
개요: Hancom Inc. 의의 일부인 Hancom Space는 한국 시장에 맞춘 클라우드 기반 협업 및 프로젝트 관리 플랫폼을 제공합니다.
- 특징
- 문서 생성, 편집 및 공유
- 프로젝트 계획 및 관리 도구
- 실시간 협업 및 커뮤니케이션.
- Hancom Office 제품군 및 기타 도구와 통합됩니다.
- 장점: Hancom 제품과의 원활한 통합, 문서 중심 프로젝트에 적합, 강력한 협업 기능.
- 홈페이지: 한컴스페이스
6. KIWOOM PM
개요: KIWOOM PM은 금융 부문을 위해 특별히 설계된 프로젝트 관리 도구로, 금융 프로젝트의 고유한 요구 사항을 해결합니다.
- 특징
- 위험 관리 및 규정 준수 추적.
- 자세한 프로젝트 계획 및 일정.
- 재무 보고 및 분석.
- 협업 및 커뮤니케이션 도구.
- 장점 : 금융 프로젝트에 특화되어 있으며, 한국 금융 기관에 맞춰진 강력한 규정 준수 및 위험 관리 기능을 제공합니다.
- 홈페이지: KIWOOM PM
한국형 프로젝트 관리시스템(PMS) 선택 시 주요 고려사항
언어 및 현지화 : 프로젝트 관리시스템(PMS)이 한국어를 지원하고 현지 비즈니스 관행에 맞게 반영이 되어있는지 확인이 필요합니다. 통합 : PMS가 국내에서 일반적으로 사용되는 다른 도구 및 소프트웨어와 인터페이스가 되는지 확인이 필요합니다, 지원 및 교육 : 현지 고객 지원 및 교육 지원을 확인해야 합니다. 확장성 : 조직의 성장과 변화하는 요구 사항에 맞춰 PMS를 확장할 수 있는지 고려하세요. 특정 프로젝트 워크플로에 맞게 사용할 수 있는지 검증이 필요합니다.